Portfolioでは、カタログの検索をすばやく効率的に行えるようにする方法がいくつかあります。 例えば、次のような方法があります。
最も効率的な検索オプションを組み合わせて選択します。
よく使用する検索方法に名前を付けて保存します（これにより、検索基準をそのたびに再入力する手間を省くことができます）。
「検索」ウインドウを開いた時に表示されるデフォルトの検索方法を、カスタマイズすることができます。
Portfolio 5.0Jでは、検索を素早く行うためにすべてのフィールドをインデックス化します。 テキストブロックカスタムフィールドは、言葉（単語）単位でインデックス化され、文章ではなく1つの言葉でこのフィールドを検索できます。
インデックス化されているフィールドを検索する場合は、「と一致する」または「で始まる」を検索基準ポップアップメニューから選択すると、最も速く検索が行えます。 他の基準では、Portfolioがカタログ内のすべての項目を調査していくため、検索がやや遅くなります。
検索基準と一致するアイテムが大量にある場合は、検索が遅くなります。
「を含む」または「で終わる」による検索は、カタログが大きい場合は遅くなることがあります。
ギャラリーウインドウをインデックスフィールド（カタログに登録した順序、ファイル名、ファイルタイプ、作成日、インデックス化されたカスタムフィールドなど）で並べ替えることもできます。
他の基準では、Portfolioがカタログ内のすべての項目を調査していくため、検索がやや遅くなります。
検索基準と一致するアイテムが大量にある場合は、検索が遅くなります。
「を含む」または「で終わる」による検索は、カタログが大きい場合は遅くなることがあります。
各インデックスフィールドにつき1つの検索基準のみ有効です。。
インデックスフィールド（カタログに登録した順序、ファイル名、ファイルタイプ、作成日、インデックス化されたカスタムフィールドなど）でギャラリーウインドウを並べ替えることもできます。
日付/時刻フィールド
日付/時刻フィールドの検索は、時刻が入力されていない場合や「カスタムフィールド定義」ダイアログボックスの「時刻の表示」オプションが無効になっている場合でも、常に使えます。 つまり、フィールドに時刻が入力された（アイテムがカタログ化された時にオリジナルファイルから抽出、またはフィールドに時刻を入力）後に「時刻を表示」をオフにして非表示にした場合にでも、検索実行時には時刻が認識されるということです。 例えば、「2000/8/22」を検索しても「2000/8/22 3:00pm」を含むレコードは検索されません。
注意: Portfolioは、コンピュータの日付と時刻設定に従ってデータを保存します。 省略した日付形式を使用している場合は、年数の最後の2桁しか記録しないため、検索が正確に行えなくなります。 この問題を避けるには、オペレーティングシステムで省略しない日付形式を使用してください。